- OBJETIVO
Dar cumplimiento al deber legal y reglamentario, encaminado a hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal de todos los ciudadanos de acuerdo a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377/2013 y demás normas concordantes, estableciendo instrumentos y controles para dar un tratamiento adecuado a la información que administrar.
- ALCANCE
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por KELSIS S.A., cada una individualmente considerada como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.
- OBJETIVO CORPORATIVO RELACIONADO
Socios, Clientes, Proveedores y Colaboradores.
- RESPONSABILIDADES
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
KELSIS S.A. con domicilio Principal en la Calle 14 No. 27A – 132 Bloque 3 B Bodega 3 Yumbo (Valle) – Colombia y Sucursal Avenida 4 Nte No. 23AN – 34 Cali (Valle) – Colombia, identificado con el Número de Identificación Tributaria NIT 800.095.630-1. El Representante Legal de KELSIS S.A. es el responsable del tratamiento de las Bases de Datos personales de KELSIS S.A.
Gerente
Cl 14 No. 27A-132 BL3B BG3 | (+57) 2 489 0441
gerencia@kelsis.com
Los datos personales podrán suministrarse a través de los diferentes puntos de recolección y captura de dicha información: Canales de atención Avenida 4Nte No. 23 AN – 34 en la ciudad de Cali, Calle 14 No. 27A – 132 Bloque 3B Bodega 3 en la cuidad de Yumbo, en los teléfonos (+57) 2 489 9393 y (+57) 2 489 0441 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. y sábados de 8:00 a 1:00 p.m. Correo electrónico: servicliente@kelsis.com, pagina www.kelsis.com
- DEFINICIONES
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, la cual incluye datos como: Nombres, apellidos, fecha de nacimiento, tipo y número de documento de identidad, sexo, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, estado civil, entre otros.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
REVELACION: Suministrar información requerida por entidades vinculadas y aliadas a las entidades judiciales o administrativas del Estado que en el ejercicio de las funciones soliciten esta información.
PUNTOS DE RECOLECCION: Es el sitio donde se tiene estipulado la recolección y captura de la información y el almacenamiento de la misma.
CANALES PARA EJERCER DERECHOS: Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible. Estos canales deben prever, por lo menos, la posibilidad de que el titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud.
FORMAS DE TRATAMIENTO: Los datos personales contenidos en bases de datos podrán ser tratados de manera automatizada o manual. Son bases de datos manuales los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física y bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.
- DESARROLLO
6.1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de KELSIS S.A. con las siguientes finalidades:
Bases de Tratamiento de Datos Clientes
- Comunicar a través de cualquier canal destinado para tal propósito información publicitaria, comercial o promocional sobre los productos, eventos y/o promociones, de tipo comercial.
- Enviar información relacionada con la toma de pedidos.
- Para evaluar la calidad de nuestros productos y servicios entregados al cliente.
- Captura y respuesta a quejas, reclamos y sugerencias.
- Invitaciones a eventos sobre degustaciones y capacitaciones de nuestros productos.
- Enviar información relativa al estado de cuenta del cliente.
- Entrega de referencias comerciales a solicitud del cliente.
- Brindar información en general sobre todas las actividades comerciales y de servicio de KELSIS S.A.
Bases de Tratamiento de Datos Proveedores
- Solicitud de información de los productos ofertados y de interés para nuestra compañía.
- Enviar orden de Compra de productos y Solicitudes de Servicio.
- Envió de quejas y reclamos sobre los productos o servicios recibidos.
- Resultados de evaluación y revaluación de proveedores.
Bases de Tratamiento de Datos Empleados
- Realizar contratos de trabajo y vinculación a la seguridad social, solicitudes de servicio financieros, de salud y medicina laboral.
- Para el otorgamiento de Licencias de ley, permisos especiales, definidos por la organización.
- Para trámites legales y financieros ante entidades externas
- Otorgar referencias laborales
Si el titular de los datos personales no autoriza la recolección y tratamientos de los datos personales, estos no serán utilizados para temas comerciales, solo se serán utilizados en los casos de cumplimiento a requerimientos fiscales o judiciales, tales como facturas de compra, facturas de venta u otros.
La fecha de emisión de esta política de tratamientos de datos será a partir de la fecha de emisión de este documento y su período de vigencia es hasta el término de duración estatutariamente establecido para KELSIS S.A.
La autorización para el tratamiento de los datos personales en KELSIS S.A., debe ser diligenciada en los Formatos de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales, así: GG-PT-22-FR-01, GG-PT-22-FR-02 y GG-PT-22-FR-03.
Cuando el contacto se realice de forma telefónica o a través de la página web, se emitirá un mensaje automático electrónico donde se le informará que hemos recibido la Autorización del tratamiento de datos personales por este canal. Cuya confirmación se realizará a través del formato GG-PT-22-FR-04.
Cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento de Datos Personales se realizará oportunamente a los titulares de los datos personales a través de correos electrónicos y estará disponible en la página web de KELSIS S.A.
6.2. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales reconocen que el suministro de la información se realiza de manera voluntaria, teniendo en cuenta las características habilitadas para tal propósito y las facultades de uso por parte de KELSIS S.A., así mismo los titulares de los datos tienen derecho a:
- Acceder a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
- Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
- Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
- Solicitar la supresión de datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
- Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
- Identificar al Responsable del Tratamiento de Datos en KELSIS S.A. que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
- Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
En el caso que se requiera ejercer algún derecho al tratamiento de datos personales, lo debe hacer a través de los siguientes canales:
En la Principal
Calle 14 No. 27A – 132 Bloque 3B Bodega 3 · Yumbo
En la sucursal Comercial
Avenida 4 Nte # 23 AN – 34 · Cali
Teléfonos
(+57) 2 489 9393 – (+57) 2 489 0441
Correo Electrónico
servicliente@kelsis.com | administracion@kelsis.com